Sosialisasi e-PUPNS di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Militer dan Tata Usaha Negara

Dalam rangka menjamin efisiensi, efektivitas dan akurasi pengambilan keputusan dalam Manajemen Aparatur Sipil Negara yang diselenggarakan secara Nasional dan terintegrasi antar-instansi. Untuk itu setiap instansi wajib memutakhirkan data secara berkala dan menyampaikannya kepada Badan Kepegawaian Negara (BKN). Dalam menata ulang sistem informasi kepegawaian sesuai amanat Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang ASN, maka Bagian Kepegawaian Direktorat Jenderal Badan Peradilan Militer dan Tata Usaha Negara mengadakan acara Sosialisasi dan Implementasi Sistem e-PUPNS yang dilaksanakan pada hari Jumat 02 Oktober 2015. Sanksi bagi PNS yang tidak melengkapi data ke dalam Sistem e-PUPNS 2015 adalah tidak tercatat dalam database ASN Nasional di BKN, akibatnya tidak akan mendapatkan layanan kepegawaian. Jadwal pelaksanaan e-PUPNS dibagi dalam dua tahap yaitu persiapan administrasi s/d Agustus 2015 dan pendaftaran, pengisian e-PUPNS & Verifikasi dilaksanakan dari tanggal 1 September s/d 31 Desember 2015. Tujuan sosialisasi PUPNS ini adalah untuk memperoleh data yang akurat, terpercaya dan terintegrasi sebagai dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ASN yang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber daya aparatur negara. Launching perdana Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil adalah untuk membangun kepedulian dan kepemilikan (sense of awarness / ownership) PNS terhadap data kepegwaiannya dan membangun sosok PNS yang melek teknologi.

Sosialisasi dan Implementasi Sistem e-PUPNS di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Militer dan Tata Usaha Negara (Ditjen Badilmiltun) berlangsung dari pukul 10.00 WIB s/d 12.00 WIB dipimpin langsung oleh Bapak Mahjum, SH., MH selaku Kepala Bagian Kepegawaian Direktorat Jenderal Badan Peradilan Militer dan Tata Usaha Negara. Acara ini dipandu oleh Resa Januar Pratama, ST sebagai operator e-PUPNS Ditjen Badilmiltun dengan materi tentang Prosedur pendaftaran e-PUPNS, pengisian Form aplikasi e-PUPNS, verifikasi data bagi admin verifikator, administrasi data dan bantuan sistem e-PUPNS. Setiap PNS dalam melakukan entri PUPNS harus registrasi terlebih dahulu sebagai otentifikasi PNS yang bersangkutan. Pada saat melakukan registrasi, PNS yang bersangkutan menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan membuat kata sandi untuk mendapatkan nomor register. Nomor register sebagaimana dimaksud diatas  digunakan sebagai usename yang digunakan bersamaan dengan kata sandi untuk login ke dalam sistem e-PUPNS. Nomor registrasi sebagai bukti registrasi/pendaftaran PUPNS disimpan dalam bentuk file elektronik (pdf)  dan/atau dicetak dan digunakan sebagai alat kendali penyampaian berkas fisik.

Selanjutnya Pengisian Formulir e-PUPNS, PNS harus login terlebih dahulu sesuai dengan nomor register yang telah didapat. Formulir e-PUPNS terdiri dari data utama PNS,  Data Posisi;  Data Riwayat; Data untuk PNS Guru (hanya diisi oleh PNS Guru); Data untuk PNS Dokter (hanya diisi oleh PNS Dokter); dan Data StakehoLder, antara lain memuat Bapertarum, BPJS Kesehatan, Kartu Pegawai Elektronik (KPE); Apabila data sudah akurat atau Iengkap, PNS dapat langsung mengirim data untuk dilakukan proses  verifikasi data, apabila terdapat data yang tidak akurat atau tidak lengkap, PNS melakukan pemutakhiran data sesuai dengan keadaan sebenarnya. Dalam pemutakhiran data PNS harus melampirkan dokumen pendukung dan menyampailran kepada user verifikator pada jenjang terendah.  Setelah melakukan pemutakhiran data, PNS mengirim data untuk dilakukan proses verifikasi data. Setelah  dilakukan proses validasi data PNS secara interaktif oleh sistem e-PUPNS, PNS dapat memantau keseluruhan proses pemutakhiran data dan progres datanya masing-masing melalui sistem e-PUPNS.

Selanjutnya kewenangan verifikasi data dilakukan secara berjenjang yaitu Unit Kerja yang bertanggung jawab di bidang kepegawaian di lingkungan Kantor Wilayah /Kantor/unit Pelaksana Teknis atau sejenis selanjutnya Unit Kerja yang bertanggung jawab di bidang kepegawaian di lingkungan Kantor Pusat terakhir oleh  Badan Kepegawaian Negara. Acara ini dihadiri oleh perwakilan dari tiap-tiap unit kerja yang berada di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Militer dan Tata Usaha Negara. Para peserta diberikan pengarahan serta praktek langsung dan melakukan registrasi sekaligus pengisian data dalam sistem aplikasi e-PUPNS. Selain itu, dalam pelatihan ini juga ditunjuk admin serta verifikator data PNS dalam e-PUPNS. Peserta yang ditunjuk sebagai admin harus memberikan NIP (Nomor Induk Pegawai) serta nama lengkap, sehingga dapat muncul dalam sistem, dan melakukan registrasi sebagai admin di masing-masing wilayah kerjanya. Sementara verifikator yang sudah ditunjuk harus melakukan klarifikasi data sesuai dengan berkas PNS (Pegawai Negeri Sipil) yang bersangkutan.

Dengan dilaksanakan-nya acara ini diharapkan dapat memberikan informasi pelaksanaan Sistem e-PUPNS, serta diharapkan para pengelola kepegawaian dapat memahami teknis pengisian aplikasi e-PUPNS dan dapat mengaplikasikannya di wilayah unit kerja masing-masing. Adapun dalam pengisian e-PUPNS dokumen yang harus dipersiapankan adalah sebagai berikut :

1. Akte kelahiran pegawain; 
2. Akte kelahiran anak; 
3. Kartu pegawai; 
4. Kartu pegawai elektronik; 
5. SK CPNS; 
6. SK PNS; 
7. Riwayat pangkat; 
8. Riwayat jabatan; 
9. Riwayat kenaikan gaji berkala 2 (dua) periode terakhir; 
10. Riwayat berita acara pelantikan; 
11. Riwayat surat pernyataan melaksanakan tugas; 
12. Riwayat pendidikan formal; 
13. Diklat / Bimtek / Penataran / Seminar; 
14. Surat nikah; 
15. Satya lencana karya; 
16. Riwayat cuti dari tahun 2013 s/d 2015; 
17. Surat pencantuman gelar pendidikan (BKN). 

Seluruh pegawai termasuk yang berstatus cuti di luar tanggungan negara, tugas belajar maupun pegawai yang sedang ataupun dalam proses menjalani hukuman disiplin wajib mengisi data ke dalam Sistem e-PUPNS. Adapun pengecualian bagi pegawai. Untuk tutorial cara penggunaan aplikasi e-PUPNS bisa dilihat di http://ditjenmiltun.mahkamahagung.go.id/index.php?option=com_content&view=article&id=1983. Jika masih ada informasi yang kurang jelas, dapat pula mengirimkan pertanyaan ke alamat email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. dan This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., serta melalui akun facebook satgas PUPNS, dan twitter @satgas PUPNS.