Kegiatan Focus Group Discussion (FGD) Perumusan Hasil Survei Evaluasi, Pengembangan, Penyebarluasan dan Pelaksanaan Aplikasi SIPP Hari Ketiga

Bandung - ditjenmiltun.net. Kamis 23 November 2017, bertempat di Hotel Novotel Bandung, Jl. Cihampelas No.23-25 Bandung, dilaksanakan kegiatan lanjutan Focus Group Discussion (FGD) Perumusan Hasil Survei Evaluasi Pengembangan, Penyebarluasan dan Pelaksanaan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) yang diselenggarakan oleh EU-UNDP SUSTAIN. Kegiatan pada hari ketiga dimulai pukul 08.30 WIB dan dibuka oleh Ariyo Bimmo, S.H., LL.M. selaku Koordinator Sektor Manajemen Perkara EU-UNDP SUSTAIN. Agenda kegiatan pada hari ketiga adalah pemaparan oleh 3 (tiga) kelompok terhadap seluruh analisa berdasarkan data kuantitatif yang diolah oleh Tim Evaluator berdasarkan data-data Self Assestment Questionaire yang telah dihimpun dari 4 (empat) lingkungan Peradilan. Analisa / Pengkajian juga disusun berdasarkan probabilitas potensi terhadap issue-issue yang terjadi di Pengadilan (satker), sebab-akibat, dampak dan rekomendasi yang ditelaah dari 6 (enam) sudut pandang/aspek (performance, information, economy, control and security, eficiency, services).

Secara garis besar dari sisi performance, responden menyatakan setuju bahwa dengan menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) dapat memudahkan dalam pencarian informasi melalui kata kunci (keyword) tertentu. Tentunya infrastruktur yang mumpuni juga mendukung performa Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP), Mahkamah Agung telah memiliki standar spesifikasi dalam hal pengadaan barang dan jasa yang terkait dengan dukungan terhadap  Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP), namun hingga saat ini Mahkamah Agung belum memiliki standar yang berupa kebijakan/aturan/regulasi dalam pengelolaan Teknologi Informasi di Pengadilan, khususnya yang berkaitan dengan penyelenggaraan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Di sisi lain masih ada beberapa responden yang mengalami kendala saat proses sinkronisasi data ke Server Mahkamah Agung yang disebabkan oleh jaringan internet di satker (Pengadilan) ataupun karena terjadi traffic pada Server Mahkamah Agung. Perkembangan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) juga diapresiasi oleh mayoritas responden, di mana kita ketahui bahwa Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) selalu menyesuaikan dengan perkembangan hukum dan perundang-undangan. Adanya Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) disambut baik oleh responden pada 4 (empat) lingkungan Peradilan karena selain sebagai aplikasi manajemen perkara, Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) juga dapat digunakan sebagai register elektronik, namun hingga saat ini payung hukumnya belum tersusun.

Kemudian ditinjau dari aspek information, mayoritas responden juga memberikan tanggapan positif dengan menyetujui bahwa informasi yang ditampilkan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) sangat lengkap, akurat dan mutakhir sehingga dapat dipertanggungjawabkan, demikian pula dengan data yang ditampilkan sudah sesuai dengan berkas fisik. Namun sayangnya, responden tidak bisa menampik bila hingga saat ini ketidaksesuaian informasi (kurang update) masih terjadi antara Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara pada satker (Pengadilan) dengan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara pada Mahkamah Agung, hal ini terjadi karena kesalahan-kesalahan teknis seperti : traffic, sinkronisasi yang tidak sempurna, ada satker (Pengadilan) yang sinkronisasinya tidak teratur, besarnya data delegasi, audit trail dan data-data lainnya yang membebani proses pengolahan data pada Server Mahkamah Agung sehingga menyebabkan delay. Walaupun dari aspek information, sudah sangat lengkap, akurat dan mutakhir namun tidak bisa dipungkiri jika fitur laporan dan administrasi keuangan pada Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) masih belum sesuai dengan standard yang berlaku. 

Selanjutnya, apabila ditelaah dari sudut pandang control and security, Mahkamah Agung dinilai wajib dan segera mungkin menyusun kebijakan/aturan/regulasi dalam pengelolaan Teknologi Informasi di Pengadilan, khususnya yang berkaitan dengan penyelenggaraan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Misalnya saja role yang mengatur mengenai berbagi pakai akses aplikasi (username dan password), pengentrian data di luar kantor, dan lain-lain. Mayoritas responden pun berharap adanya reward and punishment yang dapat disepakati dan diberlakukan pada 4 (empat) lingkungan peradilan terkait dengan pelaksanaan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) pada satker (Pengadilan). Reward and punishment diyakini oleh narasumber sebagai metode alternatif yang dapat meningkatkan motivasi dan semangat para pegiat maupun operator/pengguna Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Metode lain untuk memancing semangat para pegiat maupun operator/pengguna Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP), salah satunya dengan mengadakan kompetisi kualitas data dan penyelesaian perkara menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Perlu diketahui juga, sarana dan prasarana (infrastruktur) Teknologi Informasi yang menunjang operasional Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) juga mempengaruhi terhadap sisi keamanan (security) teknologi informasi dan data. Sangat disayangkan, berdasarkan data responden masih banyak satuan kerja yang ruang penyimpanan servernya masih belum mumpuni bahkan sama sekali tidak memiliki ruang penyimpanan server. Sejatinya, hal tersebut wajib menjadi perhatian Mahkamah Agung dalam menyusun kebijakan prototipe gedung disamping juga menyusun standar yang berupa kebijakan/aturan/regulasi dalam pengelolaan Teknologi Informasi di Pengadilan, khususnya yang berkaitan dengan penyelenggaraan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP).

Lalu, bila ditinjau dari segi services masih jauh dari harapan para responden, misalnya saja mengenai peran Staff IT pada Pengadilan Tingkat Banding yang belum sepenuhnya dapat mengcover penyelesaian masalah-masalah (troubleshooting) yang terjadi pada Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) yang dialami oleh Pengadilan Tingkat Pertama. Pengadilan Tingkat Banding merupakan koordinator dan pengawas bagi Pengadilan Tingkat Pertama di wilayah hukumnya, harusnya Pengadilan Tingkat Banding dapat berperan aktif dalam memberikan pelayanan troubleshooting dan juga bimbingan teknis (sosialisasi). Berkaitan dengan bimbingan teknis (sosialisasi) ataupun DDTK, hinga saat ini masih dinilai kurang efektif bagi para responden, pasalnya manfaat dari kegiatan tersebut belum dirasakan. Bahkan dalam penyelenggaraan kegiatan bimbingan teknis (sosialisasi) biasanya tidak ada rotasi peserta, sehingga menghilangkan kesempatan/potensi bagi peserta lain yang memiliki kompetensi. Disamping itu, peserta kegiatan bimbingan teknis (sosialisasi) juga wajib menyalurkan kembali apa yang telah dipelajari dalam kegiatan tersebut di satkernya masing-masing agar terciptanya penyebarluasan dan pemerataan pengetahuan/ilmu. Belum cukup sampai di situ, idealnya setiap peserta wajib menyusun laporan kegiatan bimbingan teknis (sosialisasi) dan dilaporkan kepada para pimpinan di satkernya masing-masing.

Focus Group Discussion (FGD) Perumusan Hasil Survei Evaluasi Pengembangan, Penyebarluasan dan Pelaksanaan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) pada hari ketiga (terakhir) ditutup pada pukul 12.00 WIB oleh Kepala Sub-Bagian Data Biro Perencanaan dan Organisasi Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung Emie Yuliati, S.E., M.E yang dalam hal ini mewakili Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi Badan Urusan Administrasi. Dalam penutupnya, Emie Yuliati, S.E., M.E menyimpulkan bahwa Mahkamah Agung perlu menyelenggarakan kegiatan penguatan kapasitas (kompetensi) Sumber Daya Manusia di Bidang Teknologi Informasi sehingga ke depannya Mahkamah Agung dapat menyusun dan menetapkan mekanisme troubleshooting yang melibatkan satgas dan personil IT pada Pengadilan Tingkat Banding. Kemudian, dukungan anggaran untuk mengembangkan Pengadilan berbasiskan Teknologi Informasi juga sangat dibutuhkan, selain itu pemberian reward terhadap satker (Pengadilan) yang berkembang dalam bidang Teknologi Informasi juga wajib menjadi perhatian Mahkamah Agung, karena tidak dapat dipungkiri bahwasanya Teknologi Informasi sangat membantu dalam percepatan penyelesaian perkara pada Pengadilan, khususnya melalui Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Tidak hanya itu saja, dukungan anggaran juga sangat dibutuhkan dalam kegiatan development (pengembangan aplikasi), di samping juga Sumber Daya Manusia (Team Development) yang terbatas jumlahnya dan tersebar di berbagai wilayah serta menangani beragam Aplikasi Sistem Informasi yang ada di Mahkamah Agung juga memerlukan perhatian khusus. Dukungan anggaran juga sangat penting bagi penyelenggaraan transfer knowledge, berupa kegiatan bimbingan teknis (sosialiasi) dan pendampingan. Diharapkan transfer knowledge juga menerapkan metode-metode yang terkini sehingga lebih efektif dan efisien, misalnya dengan membuat e-book, video tutorial dan sejenisnya. Namun, kita semua tidak dapat memungkiri bahwa payung hukum, peraturan, kebijakan dan regulasi sangat diperlukan dalam penyelenggaraan dan pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Sejatinya Mahkamah Agung dari sekarang sudah mulai bersiap apabila project-project hibah dari pihak ke-tiga termasuk dengan negara donor sudah mulai habis masanya. 

(@x_cisadane)